% % 春の GFD セミナー 2004 文具機材ヤマト便 % % 履歴: 2004/03/31 北守 太一 (FDEPS 2003 のものから修正) % ■ 輸送時の伝票処理 http://www.ep.sci.hokudai.ac.jp/~yyhlab/gyoumu/rules/denpyo.html#slip_transport を参考に輸送の手続きをとること. ・ すべてヤマト便で送ると伝票が一つで扱いやすい ・ 高価なもの (エンコーダやミキサー) を送るので保険をかけておくと良い. ただし, 保険料は必ず発送時に払わなくてはならないので… - 北大から送る場合には, 保険料も合わせて校費で払う事ができる. - 北大へ送る場合には, 保険料は別に支払うことになる(着払の場合). - 集荷してもらうにせよ, 集配担当店に持っていくにせよ, 教官を同伴しておく事 - ほおっておくと, 保険料の領収書をシールとして送り状 に貼られてしまうので, 『領収書は別で』と伝え, 領収書は別にしてもらう事 (特に集荷の場合は来て貰う前に言っておくと良いかも) - (備考: いずれにしても送り状には保険料が書いてあるので, 事務に多少面倒をかけることに変わりはないが) 輸送手続きは細かいコツ多いので, 経験者(森川, やまだ由, 塚原, 北守?)に 聞いてみる事. ■ 実際の輸送時のメモ (行き) 0. 事前準備 以下の事を最寄のヤマト運輸の営業所に聞いておくと良い. ・ いつ送り, どこにいつ到着させたいか? - ヤマト便で期日内に届くか? - 行き - 予定： 03/19(金) 発送, 03/22(月) 到着 - 帰り - 予定： 03/24(水) 発送, 03/29(月) 到着 ※ 帰りの情報はすぐには要らないかもしれないが, 目安として知っておくと向こうで気が楽かもしれない. ※ なお, 基本的に, ヤマト便を使った場合, 札幌 → 京都は余裕を持って 3 日で届く ※ また, 送り先で荷物を受け取る方の都合を 問い合わせておく事. 月曜に始まるセミナーの場合, 原則的には その前の週の金曜日でよいと思うが, 長い間荷物を持っているのが大変であるとの ことであれば, 日曜日に送るようにすると良いかもしれない. - なお, 集荷の連絡や問い合わせは以下の ヤマト運輸の最寄りの営業所に電話すると良いだろう ・ 札幌主管支店　サービスセンター　　　　　　 - 電話番号 011-330-3333　 ＦＡＸ番号 011-896-4200　 ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ ・ 集配担当店 - センター名 札幌北大前宅急便センター - センターコード 000041 - 旧名称 札幌北営業所 - 郵便番号 001-0019 - 住所 北海道 札幌市北区 北１９条西７丁目２−２３ 　 なお, これらはヤマト運輸のページ http://www.kuronekoyamato.co.jp/ で, 「営業所紹介」で「担当店検索」として見付けた. (郵便番号からの検索が一番楽かな?) 1. 集荷の予約 送る日, 到着させたい日が決まったら, 集荷の連絡をする, 上記の営業所に電話し, - 集荷日時 - 集荷場所 を伝える. なお, 今回の集荷日時は以下であった. - 03/19(月) 午後 北大 理学部 8号館 8-2-08 2. (備考) 今回の送り先 住所：〒113-0033 東京都 文教区本郷 7-3-1 東京大学理学部 1 号館 810 号室 氏名：高木 征弘 電話番号：03 (5841) 4285 3. 送り伝票 以下は今回送り状に書いた内容である. 集荷の前に用意しておけば, 集荷がスムーズに済むだろう. (まあ, 必須じゃないけど) □ 札幌 → 京都 ※ ヤマト便, 発払伝票を 1 枚使う. - 荷物全体に保険をかける ・ お届け先 - 郵便番号：〒113-0033 - 電話番号：03 (5841) 4285 - 住所：東京都 文教区本郷 7-3-1 東京大学理学部 1 号館 810 号室 - 氏名：高木 征弘 ・ ご依頼主 - 郵便番号：〒060-0810 - 電話番号：011 (706) 3564 - 住所：札幌市北区北 10 条西 8 丁目 北海道大学理学部 8 号館 208 号室 - 氏名：林 祥介 ・ 輸送品目 (1: ミキサー) 品目 │個 ━━━━━━━━━━┿━━━━ 書籍 ｜1 ──────────┼──── 文具 ｜1 ──────────┼──── PC周辺機器 ｜7 ──────────┼──── 三脚 ｜ ━━━━━━━━━━┷━━━━ ・ 運送保険, 保険金額 (1,2 同じ) 集荷の方が来て, 送る際に書いてくれるので 何も書かない. 4. 集荷の際に伝えておくべきこと - ヤマト便で伝票を1枚にまとめて送る. - 荷物の梱包は基本的にこちらで行う. ただしミキサーのみ緩衝材での梱包を依頼. - 荷物全体に保険をかける. - ブツの値段は30万ほど(保険料は対象物の値段1万円あたり20円) - 基本的に校費で支払う. ミキサーにかける保険料も校費で支払ってしまう. (北大ならばそれが可能である. (担当者によるだろうけど)) 5. 荷物について - 全10箱 - 書籍 1 個 - 文具 1 個 - PC 周辺機器 7 個 - (ミキサー含む) - 三脚 1 個 ■ 実際の輸送時のメモ (帰り) 1. 集荷の時間と場所 - 18:00 までしか集荷にきてもらえないため, セミナーの翌日に集荷に来てもらった. (指定日時: 03/24 12:00 - 14:00) ・ 東京主管支店　サービスセンター - 電話番号 03-6733-7777　 ＦＡＸ番号 03-5531-3370 ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ ・ 集配担当店 - センター名 本郷 2 丁目宅急便センター - センターコード 031221 - 旧名称 本郷営業所 - 郵便番号 162-0813 - 住所 東京都 新宿区 東五軒町 4-3 なお, これらはヤマト運輸のページ http://www.kuronekoyamato.co.jp/ で, 「営業所紹介」で「担当店検索」として見付けた. (郵便番号からの検索が一番楽かな?) ※ セミナーの行われた部屋は鍵がかからなかったため セミナー当日の夜は高木さんに鍵のかかる部屋をとってもらって そこに保管した. 翌朝, 荷物をセミナー部屋に戻した. 2. 送り伝票 □ 京都 → 札幌 (着払伝票を使う) ・ お届け先 - 郵便番号：〒060-0810 - 電話番号：011 (706) 3564 - 住所：北海道 札幌市北区北 10 条西 8 丁目 北海道大学理学部 8 号館 208 号室 - 氏名：林 祥介 ・ ご依頼主 - 郵便番号：〒060-0810 - 電話番号：011 (706) 3564 - 住所：〒060-0810 札幌市北区北 10 条西 8 丁目 北海道大学理学部 8 号館 208 号室 - 氏名：林 祥介 (※ ここに学生の名前を書くと, 保険料の扱いが 面倒になるので注意!!) ・ 輸送品目 品目 │個 ━━━━━━━━━━┿━━━━ 書籍 ｜1 ──────────┼──── 文具 ｜1 ──────────┼──── PC周辺機器 ｜6 ──────────┼──── 三脚 ｜1 ━━━━━━━━━━┷━━━━ ・ 運送保険, 保険金額 営業所に持って行った際に, 送る際に書いてくれるので 何も書かない. 3. 送る時の言づて ・ 支払いは 北海道大学 校費 で. - 校費の支払いということで, 支払いの場所に [北海道大学 林] とサインした (ここらへん, 教官が同伴していた方が良いであろう) ・ 保険をかける - 輸送するものの総額を 80 万円分とした - 保険料はその場で払わねばならなかったので, 同伴してもらった小高助手に払ってもらう - 保険の領収書は別にしてもらう ・ 到着日時の指定 翌週の 03/29(月) とした. 4. 受け取っておくべきもの ・ 送り状の控え - 北守が保管し, 帰札後伝票係へ渡し処理してもらった ・ 保険料の領収書 - その場で教官へ渡した ※ ネットワーク機器類の別途発送 今回は GFD セミナーの後 Ruby ワークショップがあったために ネットワーク機器類のみ別の箱に分けて残した. これらは Ruby ワークショップ/セミナー終了後に 高木さんに発送していただいた. この時期は会計が締め切られている上に, 別で発送された分の輸送料は事務に話が通っていなかったので 荷物到着時に教官のポケットマネーで支払った. ■ 荷物を届ける先への連絡 荷物を届ける先に, 以下の問い合わせを行う. 今回は荷物を受け取っていただいた高木さんへは 小高さんからお願いしてもらった. - 11/14 (金) に届く以下の荷物の受け取り & 保管をおこなって もらえるか? - 届くものは以下の通り - 段ボール 3 個 - 音響機材 (ミキサー) 1 個 - ジュラルミンケース 2 個 - 三脚 1 個 - スキャナ (箱入) 1 個 - コンテナ (青色) 1 個 - ノート PC (箱入) 1 個 ※ 宿屋へ荷物を送る場合の注意 - 宿先の荷物受け取り担当者のお名前を聞く - ヤマトの送り状に書くため, 必要 ■ 事務への問い合わせる & お断りしておくこと ※ 今回は事務との連絡は小高さんにやってもらった. ・ 北大へ送る荷物 出先から北大に, 今回のような大量の機材等を送る際, ちゃんと場所を研究室に指定しておいても, 事務室に 届いてしまう場合がある. そのような場合を考え, 事務には - いつ - どのようなものを 北大に送るのか伝えておくこと. ・ 支払に関して 一通り研究室内で話を聞き, なおかつわからないものに 関しては事務の方に問い合わせてみる ・ 輸送機材に関して 一通り研究室内で話を聞き, なおかつわからないものに 関しては事務の方に問い合わせてみる とにかく, まずは研究室内の経験者に話を聞くこと. ■ 伝票に関して 主に林研では, 以下の伝票を溜めて (?) いる - 宅急便 (着払) - 宅急便 (発払) - ヤマト便 (着払) - ヤマト便 (発払) 出先から北大に送る際には, こちらを出る前に伝票の 準備をしておくと楽 (かも知れない). (楽かはともかく, 集荷の際にバタバタしなくて済むので, たぶん書いて持って行った方が当日は楽だろう) これらは, 頼めばヤマトの人が (集荷するついでなどに) 持って来てくれる. 普通宅急便は印字しているやつを持って来てくれるが, ヤマト便のものは印字できないらしい. ■ 保険料に関して ヤマトで輸送する際, 30 万円以上のものには保険を かけなければならない. 北大から送る場合には北大校費でこの保険料を払うことが 可能だが, 京都から送る際には (向こうさんの都合で) 保険料を校費払にしてくれない. (行きのこの処理は, 事務に話を通しさえすれば, ヤマトには「それも校費で」と口頭で言えば処理してくれる) よって, その場で払うことになるが, その際に 向こうから送る際の伝票の「ご依頼主」が 「林 祥介」なら問題ない. しかし, 学生の名前を書いておくと, 後で 北大で処理する際に問題となるので注意すること. 保険料は発送するその場で支払わなければならない. したがって着払で荷物を送る場合, 輸送料と保険料が別々になる. 北大へ荷物を送る場合は保険料は立て替え払いとし, 保険料だけその場で現金で支払う. ■ 往復便に関して 往復便ならば, 帰りの保険料も事前に北大校費で払えるかも しれないが, 京都が往復便をしてくれないらしいので, 今回は使わなかった. ■ 代金支払に関して - ヤマトには「????で」と口頭で断っておくだけで良い - 事務に - 発送前に「なにを」発送するのか事情説明 - 発送後に通常通りの伝票処理 ■ ヤマト便と宅急便に関して ・ ヤマト便 【到着日数】 - 札幌から京都へ2日後だとぎりぎり 3日後なら確実 【利点】 - 複数の荷物を1つの伝票で送ることが可能 【欠点】 - 日付指定は可能でも, 時間指定までは不可能 - 30 万以上のものを送る時は強制的にこれで送ることになる ・ 宅急便 【到着日数】 - ??????????? 【利点】 - 時間指定が可能 【欠点】 - 1 つにつき, 伝票が1枚づつ必要